PROJECT GUIDE
Подробная инструкция по A3 отчетам
и стандартным этапам проекта
Введение
Данная инструкция содержит подробное описание процесса создания A3 Открывающего отчета и стандартных этапов проекта. Документ основан на методологии непрерывного улучшения и предназначен для практического применения в управлении проектами.
A3 Открывающий отчет
A3 Открывающий отчет создается для инициирования проекта и состоит из четырех ключевых блоков:
1. Видение проблемы
Включает два компонента:
Текущее состояние (Проблемы)
- Что описывать: Конкретные проблемы, которые необходимо решить проектом
- Примеры проблем:
- • Низкая обученность сотрудников
- • Плохой порядок в магазинах
- • Плохое качество кассового обслуживания
- • Долгие очереди покупателей
- • Высокая текучесть кадров
- Формат описания:
- • С конкретными цифрами (желательно): "покупатели ждут в среднем 15 секунд на один пик"
- • Без цифр (допустимо): "большие очереди в час пик"
Образ результата
- Что описывать: Желаемое состояние после реализации проекта
- Примеры:
- • Более качественное обслуживание на кассе
- • Более быстрое обслуживание покупателей
- • Покупателю ничего не мешает в магазине
Важно: Можно сформулировать часть через проблемы, часть через образ результата. Главное - показать и текущую ситуацию, и желаемую.
2. Цели проекта
Обязательные требования:
- • Все цели должны соответствовать критериям SMART
- • Конкретные и измеримые показатели
- • Указание сроков достижения
Пример правильной формулировки:
• Было: "слишком длительное время пика, примерно 15 секунд"
• Цель: "снизить время кассового обслуживания до 12 секунд (15→12 секунд) за 3 месяца проекта"
• Альтернатива: "снизить время кассового обслуживания на 20% за 3 месяца"
Принципы постановки целей:
Типы целей по сложности:
Безопасная цель - достижимая простыми усилиями
SMART цель - достижимая, но амбициозная (требует изменения подходов)
Stretch цель - очень амбициозная (для долгосрочного планирования)
Stupid цель - недостижимая
Для проектов используются только SMART цели
Методы определения целевых показателей:
- • Сравнение с конкурентами (бенчмарки)
- • Анализ лучших показателей внутри компании
- • Возврат к историческим показателям
- • Учет сроков проекта и ресурсных возможностей
3. Команда проекта
Заказчик проекта (Спонсор)
Роль и функции:
- • Осуществляет общее руководство проектом
- • Обладает властью для принятия решений
- • Предоставляет ресурсы и поддержку
- • Расставляет приоритеты
- • Решает конфликты приоритетов у участников команды
Аналогия: Тренер футбольной команды - не играет на поле, но руководит процессом
Лидер проекта
Роль и функции:
- • Отвечает за результаты проекта
- • Руководит командой проекта
- • Собирает еженедельные встречи
- • Отслеживает достижение целей
- • Курирует основные задачи проекта
Важные требования:
- • Должен быть сотрудником компании (не внешний консультант)
- • Должен быть операционным работником, вовлеченным в процесс
- • Обладает определенной властью и заинтересованностью в результате
- • Может вести не более 2-3 проектов одновременно
- • Тратит 15-20% рабочего времени на проект
Аналогия: Капитан футбольной команды
Команда проекта
Состав:
Постоянно действующий состав - костяк команды на весь проект
Консультанты (внутренние/внешние) - привлекаются для конкретных задач на 2-3 встречи
4. Дорожная карта
Формат:
Указание этапов проекта с временными рамками
Пример:
- • Плановая фаза: 3 недели
- • Тестирование: 4 недели
- • Стандартизация: 2 недели
- • Тиражирование: 6 недель
- • Закрепление: 3 недели
Процесс создания A3 Открывающего:
- 1. Заказчик создает первую версию
- 2. Совместная доработка с лидером проекта
- 3. Окончательная версия утверждается заказчиком
Стандартные этапы проекта
Каждый проект состоит из 5 основных этапов:
1. Плановая фаза
Цель:
Выработать проектные решения для дальнейшего тестирования
Основные действия:
- • Анализ текущего состояния (Гемба - наблюдение на местах)
- • Проведение хронометража процессов
- • Создание схем процессов (спагетти-диаграммы)
- • Наблюдение за поведением клиентов/сотрудников
- • Выявление коренных причин проблем
- • Генерация решений для устранения причин
Результат:
Набор потенциальных решений для тестирования
Пример:
Выявление проблемы с кассовым обслуживанием (клиент складывает покупки в сумку, пока касса ждет) и генерация решения (установка разделительного язычка).
2. Тестирование
Цель:
Проверить работоспособность предложенных решений
Основные действия:
- • Внедрение решений в тестовом режиме (обычно в одном подразделении)
- • Измерение эффективности решений
- • Хронометраж и сбор данных
- • Расчет экономического эффекта
- • Анализ результатов
Результаты тестирования:
Зеленые решения - прошли тестирование, готовы к масштабированию
Красные решения - не прошли тестирование, требуют доработки
Для красных решений:
- • Повторный анализ причин
- • Доработка решений
- • Повторное тестирование
3. Стандартизация
Цель:
Подготовить зеленые решения к массовому внедрению
Основные действия:
- • Детальное описание процедур внедрения
- • Создание стандартов и регламентов
- • Разработка учебных материалов
- • Определение схемы обучения персонала
- • Создание листов разбивки задач (кто-что-когда делает)
- • Подготовка необходимых ресурсов
Особенности:
Обычно короткий этап, так как включает в основном документирование
4. Тиражирование (Масштабирование)
Цель:
Внедрить решения во всех подразделениях компании
Основные действия:
- • Каскадное обучение персонала
- • Поставка необходимого оборудования/материалов
- • Контроль внедрения
- • Поддержка подразделений в процессе внедрения
Схема каскадного обучения:
Супервайзер → Наставник → Директор магазина → Менеджер → Кассир
Особенности:
- • Самый длительный этап при работе с большой сетью
- • Для сети из 800 магазинов может занимать 1,5 месяца из 3-месячного проекта
- • Для производства с одним цехом может быть минимальным
5. Закрепление
Цель:
Убедиться, что внедренные решения работают и соблюдаются
Основные действия:
- • Мониторинг соблюдения новых стандартов
- • Выявление мест, где решения не работают
- • Анализ причин несоблюдения
- • Введение корректирующих мер
- • Дополнительное обучение (при необходимости)
- • Усиление контроля в проблемных точках
Пример проблем:
- • Сотрудники используют оборудование не по назначению
- • Неполное понимание новых процедур
- • Отсутствие должного контроля
Критерии завершения:
Не более 10% подразделений имеют проблемы с внедрением
6. Закрытие проекта
Цель:
Подвести итоги и передать ответственность за поддержание результатов
Основные действия:
- • Подсчет экономического и финансового эффекта
- • Создание A3 Закрывающего отчета
- • Проведение презентации результатов
- • Планирование извлечения финансового эффекта заказчиком
- • Оценка вовлеченности команды
- • Документирование уроков проекта
Важное различие:
Экономический эффект: улучшение показателей (время обслуживания с 15 до 10 секунд)
Финансовый эффект: прибыль от улучшений (увеличение продаж благодаря лучшему сервису)
Ответственность за финансовый эффект:
Заказчик проекта должен предпринять действия для извлечения прибыли из достигнутых улучшений.
Типы A3 отчетов в проекте
A3 Открывающий - создается для инициирования проекта
A3 Отслеживающий - создается еженедельно/периодически для контроля хода проекта
A3 Закрывающий - создается при завершении проекта для подведения итогов