4 критерия готовности задачи
Как понять, подходит ли ваша задача для автоматизации — и что сделать, если пока не подходит
Два менеджера, одна задача — разные результаты
Акром — руководитель отдела в розничной сети. Каждый день 6 территориальных менеджеров (ТМ) отправляют ему отчёты. Акром анализирует и отправляет обратную связь каждому ТМ.
Проблема: когда Акром в отпуске, его замещает коллега. Результат — совершенно другой: другой формат, другие акценты, пропущенные данные. ТМ жалуются: «непонятно, что от нас хотят».
Почему так происходит? Потому что работа не описана. Знание живёт в голове Акрома. Он «просто знает», на что смотреть. Но не может передать это знание — ни коллеге, ни AI.
Любая задача = Вход → Процесс → Выход
Прежде чем оценивать готовность к автоматизации, нужно разложить задачу на три части. Это работает для любой административной задачи — от анализа данных до подготовки писем.
Вход: ежедневные отчёты ТМ (Excel-файлы с выручкой, OOS, выполнением плана)
Процесс: сравнить с планом → найти отклонения → определить причины → сформулировать рекомендации
Выход: сообщение каждому ТМ в Telegram — что хорошо, что требует внимания, конкретные действия
4 критерия оценивают качество каждой из этих частей. Два критерия — про вход, один — про выход, один — про процесс. Чем лучше каждая часть описана и стандартизирована, тем стабильнее результат — и тем легче автоматизировать.
4 критерия
Вопрос: насколько просто собрать все данные, которые нужны для выполнения задачи?
Было (2 балла): ТМ отправляют отчёты в разном формате — кто Excel, кто фото экрана, кто текстом в чат. Акром тратит 5 минут на «сбор» данных для каждого ТМ.
Стало (5 баллов): единый Excel-шаблон с фиксированными столбцами. ТМ заполняют → отправляют. Акром открывает — и данные уже готовы к анализу.
Как улучшить этот критерий
Вопрос: сколько данных нужно для одного выполнения задачи — и сколько из них по-настоящему полезны?
Представьте: вы даёте новому сотруднику папку на 100 страниц и говорите «сделай анализ». Он утонет. Но если вы дадите 2 страницы с нужными таблицами — он справится за полчаса. С AI — то же самое. Чем меньше шума, тем точнее результат.
Каждый отчёт ТМ содержит 20+ показателей. Но Акром реально смотрит только на 4: выручка vs план, OOS топ-10, глубина корзины, динамика vs прошлая неделя. Остальные 16 показателей — шум для этой задачи.
Решение: правило фильтрации — «извлекай только 4 показателя + аномалии (отклонение >15%)». Объём входа сократился с 3 страниц до 10 строк.
Как улучшить этот критерий
Вопрос: есть ли чёткий формат результата — и критерии, по которым можно отличить хороший результат от плохого?
«Подготовь анализ» — это не задача. Это приглашение к хаосу. Каждый сделает по-своему. Стандартный выход — это когда вы можете показать новичку пример и сказать: «делай вот так».
Акром сформулировал критерии для своих сообщений ТМ:
Q (Качество содержания): есть цифры из отчёта, рекомендации конкретны (не «обратите внимание», а «проведите аудит выкладки молоко/хлеб/вода»), не больше 200 слов.
D (Формат доставки): Telegram-сообщение с эмодзи-маркерами (🔴🟡✅💡), единая структура для всех ТМ.
C (Стоимость получения): результат с первого запуска, максимум 1 доп. итерация.
Как улучшить этот критерий
Вопрос: можете ли вы объяснить пошагово, что именно вы делаете между «получил данные» и «отправил результат»?
Это самый коварный критерий. Опытные специалисты часто работают «на автомате» — годами. Они видят отчёт и «сразу понимают» где проблема. Но если спросить «как именно ты это понял?» — не могут ответить. Это знание невозможно передать, пока оно не стало явным.
Акром дал AI три пары: «отчёт ТМ от [дата] → моё сообщение этому ТМ». За три разных дня, с разными ТМ.
AI проанализировал и ответил: «Ты делаешь 5 вещей: (1) сравниваешь выручку с планом, (2) проверяешь OOS в топ-10, (3) смотришь динамику неделя к неделе, (4) ищешь аномалии >15%, (5) даёшь 1–2 конкретных действия.»
Акром был удивлён: «Я 3 года это делал, но никогда не формулировал так чётко.» Теперь это стало основой каркаса для Custom GPT.
Как улучшить этот критерий
Матрица оценки
Оцените свою задачу по каждому критерию. Шкала 1 / 3 / 5. Будьте честны — заниженная оценка лучше завышенной.
| Критерий | 5 — отлично | 3 — средне | 1 — плохо |
|---|---|---|---|
| 1. Извлечение входов | Один источник, один формат, есть шаблон | 2–3 источника, разные форматы | Данные разбросаны, часть — устно |
| 2. Размер контекста | 1–2 страницы, всё нужное | 10–50 стр., есть шум | 100+ стр., непонятно что важно |
| 3. Стандарт выходов | Шаблон + примеры + чек-лист | Общее понимание, нет шаблона | «Сделай анализ» — и всё |
| 4. Понимание процесса | Пошаговый алгоритм с правилами | Понимаю, но объяснить трудно | Работаю на автомате |
Можно сразу создавать каркас и Custom GPT.
Улучшите слабые критерии AI-промптами, потом автоматизируйте.
Вы узнали, как оценить готовность задачи и как улучшить каждый критерий. Дальше в программе:
4 критерия станут основой каркаса промпта. Каждый критерий на 5 баллов — это готовый раздел: входы → формат сообщения, выходы → раздел QDC, процесс → алгоритм в инструкции, контекст → правила фильтрации.