Цифровая трансформация закупок и управления запасами в коммунальном секторе
Проект направлен на сокращение закупочного цикла, снижение избыточных запасов и повышение управляемости процессов в условиях разрозненной складской инфраструктуры. Внедрены цифровые алгоритмы расчёта потребностей, визуальное управление и ежедневная аналитика по ключевым позициям.
Прокрутите вниз
О компании
Крупная организация в сфере городского управления, отвечающая за снабжение коммунальных служб, управление материально-техническими ресурсами и работу децентрализованных складов.
Отрасль
Коммунальные и городские услуги
Особенности закупок
Сотни SKU ежегодно, высокая критичность поставок
Складская сеть
Несколько складов с разной спецификой и уровнем потребления
Риски
Недопоставка может привести к срыву городских работ
Цель проекта
Создать прогнозируемую и управляемую систему закупок и пополнения запасов
Ключевые проблемы (вызовы)
Исследование клиентского пути выявило ключевые барьеры, мешающие росту конверсии и NPS
Проблемы закупок
- Средний цикл закупки — более 20 дней
- Нет прозрачности причин задержек
- Решения принимались ситуативно, без обоснования
Проблемы запасов
- Нет стандартов расчёта оптимальных остатков
- Большинство SKU пополнялись «на всякий случай»
- Отсутствовал визуальный контроль за избытками
Управленческие ограничения
- Не велась аналитика по SKU
- Нет KPI по закупкам и пополнению
- Невозможно было выявить материалы с длительным простоем
Подходы к решению
Основная стратегия – сделать путь клиента максимально удобным, снизить фрустрацию и увеличить вовлеченность персонала
Уровень 1: Моделирование и диагностика процесса
Проведён разбор закупочного процесса от момента запроса до фактической поставки с целью выявления системных задержек.
Построение модели текущего цикла
Модель позволила визуализировать зависимости между закупками, складами и логистикой.
- Анализ путей от заявки до поступления на склад
- Выделены слабые звенья в цепочке согласований
- Определены участки без видимости и контроля
Выявление критических задержек
Определены основные точки потери времени, нефиксируемые в старой системе.
- Ожидание подтверждений
- Нет данных по остаткам в момент заявки
- Неясность расчета объёма заказа
Типовые шаблоны сбоев
Сформированы шаблоны типичных отклонений для дальнейшего устранения.
- Дублирующие заявки от разных подразделений
- Несогласованные сроки поставки
- Конфликты при пополнении одного и того же SKU
Уровень 2: Цифровая логика расчета потребностей
Вся логика расчёта запасов и объёмов заказов перенесена в формализованный алгоритм, реализованный в Excel-инструменте.
4 параметра расчета потребностей
Алгоритм объединил расчёт по спросу, устойчивости и логистическим ограничениям.
- SS — страховой запас, рассчитанный по отклонениям
- NR — нормативный остаток на основе средней дневной потребности
- Lote — округление до кратности поставки или тары
- Smax — ограничение накопления, предотвращающее закупочный «разбухание»
Инструмент расчёта в Excel
Реализация в доступной среде позволила быстро внедрить логику даже без ERP-интеграции.
- Встроенные формулы и макросы
- Возможность быстрой адаптации под SKU
- Пример: SKU GASOLEO — расчёт заказа с точностью до дня
Цветовая сигнализация
Цветовой механизм упростил восприятие данных и ускорил принятие решений.
- Зелёный — в пределах нормы
- Жёлтый — приближение к порогу
- Красный — требуется заказ
Уровень 3: Визуальное управление и операционная рутина
Создана система ежедневного контроля и визуального принятия решений по ключевым остаткам и точкам риска.
Режим ежедневных проверок
Закреплены роли и сценарии контроля по приоритетным SKU.
- Ответственные отслеживают 5–7 SKU каждый день
- Данные сверяются с расчётной моделью
- Фиксируются отклонения и причины
Дашборды с ключевыми метриками
Визуальный мониторинг отклонений от нормы стал частью ежедневных встреч и контроля.
- % покрытия
- Оборачиваемость
- Факт против норматива
Алгоритм реакции на отклонения
Формализован процесс действий при приближении к дефициту или избытку.
- Пороговое значение → сигнал
- Оценка остатка и тренда
- Решение по заказу или удержанию
Ключевые достижения и финансовый эффект
Прогресс в основных метриках
Снижение времени закупки
Средний цикл закупки сокращён с 21 до 10 дней благодаря цифровой модели и устранению задержек.
Снижение уровня запасов
Средний уровень days of coverage снижен на 23% за счёт перехода к алгоритмическому планированию.
Устранение избыточных SKU
Количество позиций с избыточными остатками сокращено с 14 из 15 до 2 из 15.
Рост производительности складов
Оптимизация рутин и контроль ключевых SKU повысили эффективность складских операций на 20%.
Автоматизация расчётов
Ручные перерасчёты заказов практически исключены благодаря Excel-инструменту и встроенной логике.
Руководитель складской службы
Раньше мы не могли объяснить, почему закупаем определённый объём. Теперь каждое решение документировано, прозрачно и предсказуемо.
Оператор склада
Самое главное — теперь склад не боится закончить запасы. У нас есть окно предсказуемости и механизм раннего реагирования.